为了加强对档案的管理，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《安徽省档案管理办法》等文件精神，以及市教委《关于加强市属学校档案管理工作的实施意见》，结合我校实际情况，特制定本制度。
一、档案管理体制
（一）学校成立档案管理工作领导小组，明确一位校长分管领导档案工作，负责协调、解决档案工作中存在的问题。
（二）学校设立综合档案室，隶属校办公室领导，统一管理学校各部门形成的各种门类和载体的档案，并负责指导其他各部门档案的建立和管理工作。
（三）根据档案工作实际需要，综合档案室配备专职档案人员负责档案的接收、管理，提供利用等工作，各部门设兼职档案人员，负责部门文件材料的形成、积累、整理，并按规定向综合档案室移交。
二、档案分类的收集、整理
（一）分类
学校档案按文书、教学（含学籍和教师业务档案）、会计、基建分类，声像档案独立编目组卷。
（二）收集、整理
1、文书档案按保管期限、年度、问题分类，以文件的六个特征组卷，由文书处理部门统一组卷归档。
2、会计档案，按会计凭证、会计帐簿、会计报表和其会计文件材料分别排列，由会计部门整理归档。
3、学籍档案，按教学年度、届分类，按年级、班级组卷。
4、教师业务档案，按教研组，以人为单位分类、整理，由教务处负责收集、整理归档。
5、基建档案，按基建项目组卷，由负责基建的部门或人员收集、整理，工程竣工后移效综合档案室。
6、声像档案，按载体性质、形状分类排列，由电教室人员整理、归档。
7、学校各部门每学期工作计划、总结及制定的各种规章制度、各类会计记录等年终移交综合档案室。
三、档案的管理
（一）采取措施，做好档案保管工作，尽量延长档案的使用寿命。
1、设置适当的档案库房，购置必需的档案橱柜、装具，配置必要的现代化管理设备。
2、档案库房达到防盗、防火、防鼠、防霉、防尘、防光、防潮等“八防”要求。
3、定期检查档案管理情况，及时修复破损档案。
4、编制档案存放示意图。
（二）建立档案保密制度，维护档案的完整和安全。
1、档案工作人员要认真学习《中华人民共和国保密法》及有关法规，严格遵守国家统一制发的“保密守则”和本单位有关保密规章制度。
2、档案工作人员必须做到对涉及党和国家以及本系统、本单位的机密守口如瓶。
3、非档案人员未经许可，不得进入档案库房。
4、借阅档案必须严格执行积极密制度，认真履行借阅手续。
5、利用档案中的密件，必须经领导批准，在调阅室内阅读，不准带走。
（三）建立档案工作统计制度，及时掌握档案工作状况
1、统计收进、移出档案数量。
2、统计档案用房、设备数量。
3、统计档案利用和利用效果。
4、统计档案编研及其他档案工作方面的情况。
四、档案的鉴定与销毁
（一）建立由分管档案的领导、主要部门负责人员参加的鉴定销毁领导小组，负责学校档案鉴定、销毁。
（二）制定各类档案保管期限，作为档案鉴定销毁的依据。
（三）销毁档案程序
1、对已到保管期限的档案，经鉴定确无保存价值的要拟写销毁报告并登记造册。
2、会计档案的销毁，应经上级主管部门的批准。
3、其他档案销毁应由学校鉴定领导小组签字，两人以上参加销毁，密件按规定要求销毁。
4、销毁的文件要造册存档备查。
五、档案的利用
（一）开发档案信息资源，提供利用服务
1、编写大事记、各类基础数据和资料汇编，不定期编印档案信息简报，扩大档案利用范围，提高利用效果。
2、调阅的档案只限有调阅室查阅，阅前登记，阅后应及时归还，归还时要进行清查、核对和注销。
3、调阅带密级或内部管理档案，须经校领导同意方可进行。
4、调阅人员摘抄、复印档案时，应征得档案管理人员同意。
5、调阅人员应自觉维护档案的完整、齐全和安全，不得在档案上涂改、裁剪，不得私自拆散、损坏原件。
6、档案管理人员应认真做好档案的调阅、利用、登记工作，掌握利用的效果和利用结果。